Suomi-Klubin korkein päättävä elin on yhdistyksen kokous ja toimeenpanovaltaa yhdistyksessä käyttää johtokunta.

Kukin johtokunnan jäsen valitaan yhdistyksen kokouksessa kahden vuoden toimikaudeksi. Toimikauden päätyttyä hänet on mahdollista valita uudelleen. Yhdistyksen vuosikokous pidetään Suomi-Klubin sääntöjen mukaisesti vuosittain maaliskuussa, ja jokaisella jäsenellä on kokouksessa äänioikeus. Yksi jäsenmaksu vastaa yhtä ääntä.

Suomi-Klubin johtokunnassa on toimikaudella 2009-2010 puheenjohtajan lisäksi kahdeksan varsinaista johtokunnan jäsentä ja kahdeksan varajäsentä sekä nuorison edustaja. Jos olet kiinnostunut toimimaan johtokunnassa, ota yhteys Suomi-Klubin puheenjohtajaan.

Suomi-Klubin puheenjohtaja ja varapuheenjohtaja

Suomi-Klubin puheenjohtaja koordinoi yhdistyksen toimintaa ja vastaa toiminnan suunnittelusta yhdessä varapuheenjohtajan kanssa. Hän suunnittelee johtokunnan kokoukset ja toimii niiden puheenjohtajana. Yhdessä mainosvastaavan kanssa puheenjohtaja vastaa mainostilan myynnistä ja sponsoreiden hankinnasta. Puheenjohtaja edustaa Suomi-Klubia eri tilaisuuksissa ja hoitaa yhteydet viranomaisiin, järjestöihin, muihin yhdistyksiin sekä yrityksiin.

Varapuheenjohtaja vastaa Suomi-Klubin toiminnan suunnittelusta yhdessä puheenjohtajan kanssa sekä osallistuu tarpeen mukaan muihin puheenjohtajan toimialaan kuuluvien tehtävien hoitamiseen.

Rahastonhoitaja ja kirjanpitäjä

Rahastonhoitaja ja kirjanpitäjä vastaavat Suomi-Klubin tulo- ja kustannusseurannasta, budjetin tekemisestä sekä yhdistyksen kirjanpidosta ja tilinpäätöksen tekemisestä Belgian lainsäädännön mukaisesti.

Sihteeri, jäsenvastaava ja laskutusvastaava

Sihteeri vastaa Suomi-Klubin johtokunnan kokousten pöytäkirjojen kirjoittamisesta sekä pöytäkirjojen, esityslistojen ja muiden kokousasiakirjojen kopioinnista ja postittamisesta sekä kokoustilojen varaamisesta. Hän hoitaa yhdistyksen kirjeenvaihtoa.

Jäsenvastaava vastaa Suomi-Klubin jäsentietojen ylläpidosta sekä jäsenlehden postittamisesta. Hän ottaa vastaan jäsenilmoittautumiset ja toimittaa uusille jäsenille Tervetuloa –paketin. Hän vastaa jäsenmaksujen seurannasta ja perinnästä yhdessä rahastonhoitajan kanssa. Jäsenvastaava tekee jäsenluettelon ja vastaa sen postittamisesta.

Laskutusvastaava hoitaa Suomi-Klubin laskutuksen yhteistyössä mainosvastaavan, Parlöörin taittajan ja rahastonhoitajan kanssa.

Kulttuurivastaavat

Kulttuurivastaavat suunnittelevat ja koordinoivat Suomi-Klubin kulttuuritoimintaa ja tiedottavat sekä Suomi-Klubin että koko Belgian merkittävistä kulttuuritapahtumista ja suomalaistaiteilijoiden vierailuista. He pitävät yhteyttä muihin pohjoismaisiin yhteisöihin. Oleellinen osa kulttuurivastaavan toimenkuvaa on järjestää vierailuja erilaisiin tapahtumiin (museot, konsertit, näyttelyt, ym.) ja retkiä mielenkiintoisiin kohteisiin. Kulttuurivastaaville voi lähettää vinkkejä ja ideoita matkailun ja kulttuurin aihepiiristä.

Juhlavastaavat

Suomi-Klubin perinteisten juhlien kuten itsenäisyyspäiväjuhlan, puurojuhlan, Manneken Pisin lakituksen ja laskiaisluistelutapahtuman järjestelyt hoitavat juhlavastaavat. Muitakin mukavia juhlahetkiä arjen lomaan voidaan toteuttaa sitä mukaa kuin uusia ehdotuksia ja talkooinnostusta löytyy. Toivomme palautetta ja ideoita!

Urheiluvastaava

Urheiluvastaava organisoi (muiden avustuksella) klubilaisille urheilutapahtumia, toimii yhteyshenkilönä kerhovastaavien ja Suomi-Klubin välillä, esittelee urheilutoimintaan liittyvät asiat klubin johtokunnassa, koordinoi urheilukerhojen salivaraukset ja kerhoihin liittyvät talousasiat, sekä koordinoi urheiluasioiden tiedottamisesta Parlöörissä ja www-sivuilla. Urheiluvastaavalle voi lähettää toiveita urheilutapahtumien järjestämisestä, uusien kerhojen aloittamisesta sekä kommentteja nykyisestä toiminnasta ja ehdotuksia sen kehittämiseksi.

Suomi-Klubin jäsenlehden toimitus

Suomi-Klubin jäsenlehteä, Parlööriä, tekevät vastaavana päätoimittajana toimiva puheenjohtaja, toimitussihteeri, taittaja ja toimittaja yhdessä vapaaehtoisten avustajien kanssa. Parlöörin toimitussihteeri ottaa vastaan ja koordinoi lehteen tulevaa aineistoa. Hänelle voi lähettää juttuideoita, valmiita juttuja ja palautetta tai ilmoittaa yleensä kiinnostuksesta lehden tekemiseen. Taittajalle lähetetään ilmoitus- ja mainosmateriaalin sekä rivi-ilmoitukset Parlöörin postilaatikkosivuille.

Mainosvastaava ja www-vastaava

Mainosvastaava vastaa ilmoitusten hankinnasta Suomi-Klubin julkaisuihin ja internetsivuille ja hoitaa niihin liittyvät sopimukset, kirjeenvaihdon, tiedottamisen sekä toimittaa mainoksia koskevat laskutustiedot laskuttajalle.

www-vastaava vastaa Suomi-Klubin internetsivujen suunnittelusta ja ylläpidosta ja antaa tarvittaessa teknistä tukea johtokunnan tietotekniikkaongelmien ratkaisemiseksi.