Klubin säännöt
Suomi-Klubi a.s.b.l. on Belgiassa rekisteröity voittoa tavoittelematon yhdistys, jonka tarkoituksena on toimia yhdyselimenä Belgian suomalaisten välillä, helpottaa heidän sopeutumistaan paikalliseen elämään, ylläpitää siteitä Suomeen ja sen kulttuurielämään sekä huolehtia belgiansuomalaisten edunvalvonnasta ulkosuomalaisasioissa.
Klubin säännöt koostuvat alla luetelluista 35 artiklasta. Alla listattuna myös sääntöjen hyväksyntään, käsittelyyn ja muuttamiseen liittyneet ajankohdat.
- hyväksytty johtokunnan kokouksessa 15.1.2003
- ensimmäinen käsittely vuosikokouksessa 23.3.2003
- hyväksytty ylimääräisessä yhdistyksen kokouksessa 27.4.2003
- muutos rekisteröity ja julkaistu Moniteur Belgessä 10.1.2006
I Nimi, kotipaikka, tarkoitus, voimassaolo, lakkauttaminen
Nimi
1. artikla
Yhdistyksen nimi on ”Suomi-Klubi”.
Kotipaikka ja –osoite
2. artikla
Yhdistyksen kotipaikka ja -osoite on [Hippodroomlaan 177, 1933 Sterrebeek]. Kotipaikka ja –osoite voidaan siirtää johtokunnan päätöksellä muualle Belgiaan. Kotipaikan ja -osoitteen siirrosta on ilmoitettava Moniteur Belgessä kuukauden kuluessa päätöksestä.
Tarkoitus
3. artikla
Yhdistyksen tarkoituksena on toimia yhdyselimenä Belgian suomalaisten välillä helpottaakseen heidän sopeutumistaan Belgian elämään, ylläpitää siteitä Suomeen ja sen kulttuurielämään sekä toimia Belgian suomalaisten edunvalvontaelimenä ulkosuomalaisasioissa.
Tarkoituksensa toteuttamiseksi yhdistys järjestää toimintaa jäsenilleen, tiedottaa tarkoitukseensa liittyvistä asioista sekä edustaa jäseniään ulkosuomalaistyössä. Yhdistys voi myös tehdä lahjoituksia yleishyödyllisiin tarkoituksiin sekä jakaa apurahoja.
Voimassaolo
4. artikla
Yhdistyksen voimassaolo jatkuu kunnes yhdistyksen kokous toisin päättää.
Lakkauttaminen
5. artikla
Yhdistys voidaan lakkauttaa yhdistyksen kokouksen tekemällä päätöksellä. Kokouskutsussa on mainittava yhdistyksen lakkauttamisesta. Lakkauttamisesta voidaan päättää vain, milloin kokouksessa on edustettuna kaksi kolmasosaa (2/3) äänistä ja päätös tehdään neljän viidesosan (4/5) enemmistöllä kokouksessa läsnä olevista tai edustetuista äänistä.
Mikäli kaksi kolmasosaa (2/3) jäsenistä ei ole läsnä eikä edustettuna ensimmäisessä yhdistyksen kokouksessa, voidaan kutsua koolle toinen yhdistyksen kokous, joka on päätösvaltainen riippumatta läsnäolevien jäsenten lukumäärästä. Päätös tehdään neljän viidesosan (4/5) enemmistöllä kokouksessa läsnä olevista tai edustetuista äänistä. Toinen kokous voidaan pitää aikaisintaan neljätoista (14) vuorokautta ensimmäisen kokouksen jälkeen.
Mikäli yhdistys lakkautetaan vapaaehtoisesti, yhdistyksen kokous määrää yhden tai useamman selvitysmiehen ja määrää heidän toimivallastaan sekä osoittaa, miten yhdistyksen varat käytetään yhdistyksen tarkoituksen edistämiseen.
Yhdistyksen tullessa tuomioistuimen päätöksellä lakkautetuksi käytetään sen varat yhdistyksen tarkoituksen mukaisesti.
II Jäsenet, liittyminen, eroaminen, erottaminen, jäsenrekisteri
Varsinaiset jäsenet
6. artikla
Yhdistyksen varsinaiseksi jäseneksi voidaan hyväksyä täysi-ikäinen luonnollinen henkilö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen.
Varsinaisia jäseniä on oltava vähintään viisi (5).
Liitännäisjäsenet
7. artikla
Yhdistyksen liitännäisjäseneksi voidaan hyväksyä oikeuskelpoinen yhteisö, joka hyväksyy yhdistyksen tarkoituksen.
Yhteisön on liittyessään määrättävä ja ilmoitettava johtokunnalle yksi luonnollinen henkilö, joka käyttää sen puolesta jäsenoikeuksia.
Liitännäisjäsenillä on samat oikeudet ja velvollisuudet kuin varsinaisilla jäsenillä.
Kunniajäsenet
8. artikla
Kunniajäseneksi voidaan johtokunnan esityksestä yhdistyksen kokouksen päätöksellä kutsua henkilö, joka on huomattavasti edistänyt ja tukenut yhdistyksen toimintaa.
Kunniajäsenillä on samat oikeudet ja velvollisuudet kuin varsinaisilla jäsenillä.
Liittyminen
9. artikla
Varsinaiset jäsenet ja liitännäisjäsenet hyväksyy hakemuksesta yhdistyksen johtokunta.
Eroaminen
10. artikla
Jäsenellä on oikeus erota yhdistyksestä ilmoittamalla siitä johtokunnalle. Sellaisen jäsenen, joka ei ole maksanut jäsenmaksuaan kesäkuun loppuun mennessä katsotaan eronneen yhdistyksestä.
Erottaminen
11. artikla
Jäsen, joka törkeällä tavalla on rikkonut sääntöjä tai yhdistyksen päätöksiä tai joka muutoin on vaikeuttanut yhdistyksen toimintaa, voidaan erottaa yhdistyksen kokouksen päätöksellä, joka on tehty kahden kolmanneksen (2/3) enemmistöllä kokouksessa edustettuina olevista äänistä. Erottamista koskeva asia on mainittava kokouskutsussa.
12. artikla
Eronneella tai erotetulla jäsenellä tai edesmenneen jäsenen jälkeläisellä ei ole mitään oikeutta yhdistyksen omaisuuteen eikä hän voi vaatia jäsenmaksunsa palauttamista. Hän menettää myöskin oikeutensa kirjoittaa yhdistyksen nimen.
Jäsenrekisteri
13. artikla
Johtokunta pitää yhdistyksen jäsenistä jäsenrekisteriä. Jäseneksi liittyminen tai jäsenen eroaminen tai erottaminen on merkittävä jäsenrekisteriin kahdeksan (8) päivän kuluessa johtokunnan tai yhdistyksen kokouksen jäsenyyttä koskevasta päätöksestä tai siitä, kun johtokunta sai tiedon jäsenen eroamisesta.
III Yhdistyksen kokous
Kokoonpano ja koolle kutsuminen
14. artikla
Yhdistyksen kokoukseen osallistuvat yhdistyksen jäsenet.
Yhdistyksen kokous pidetään Belgiassa johtokunnan määräämässä paikassa.
Johtokunta kutsuu yhdistyksen kokoukset koolle lähettämällä kaikille yhdistyksen jäsenille kokouskutsun vähintään neljätoista (14) vuorokautta ennen kokousta. Kokouskutsun tulee sisältää esityslista.
Aika
15. artikla
Yhdistyksen vuosikokous pidetään vuosittain johtokunnan määräämänä aikana maaliskuussa. Ylimääräinen kokous pidetään, kun yhdistyksen kokous niin päättää tai kun johtokunta katsoo siihen olevan aihetta tai kun vähintään yksi kymmenesosa (1/10) yhdistyksen äänioikeutetuista jäsenistä sitä johtokunnalta erityisesti ilmoitettua asiaa varten kirjallisesti vaatii. Kokous on pidettävä kuudenkymmenen (60) vuorokauden kuluessa siitä, kun vaatimus sen pitämisestä on esitetty johtokunnalle.
Kokousmenettely
16. artikla
Mikäli yhdistyksen jäsen haluaa saada jonkin asian yhdistyksen vuosikokouksen käsiteltäväksi, on hänen ilmoitettava siitä kirjallisesti johtokunnan puheenjohtajalle ennen helmikuun 15. päivää.
Yhdistyksen kokouksessa on jokaisella jäsenellä äänioikeus ja jokaisella äänioikeutetulla on yksi ääni. Jokainen jäsenmaksu vastaa yhtä ääntä.
Jäsen voi valtuuttaa toisen edustamaan itseään. Valtuutusmahdollisuudesta on mainittava kokouskutsussa. Jäsen voi kuitenkin valtuutuksen perusteella käyttää korkeintaan viisi (5) ääntä, oman äänensä lisäksi.
Päätöksenteko-oikeus
17. artikla
Yhdistyksen kokouksella on ehdoton päätöksenteko-oikeus. Kokous on päätösvaltainen riippumatta läsnä olevien jäsenten lukumäärästä, elleivät nämä säännöt tai laki voittoa tavoittelemattomista yhdistyksistä toisin määrää.
Yhdistyksen kokouksen päätökseksi tulee se mielipide, jota on kannattanut yli puolet äänestyksessä annetuista äänistä. Äänten mennessä tasan ratkaisee kokouksen puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Yhdistyksen vuosikokous
18. artikla
Yhdistyksen vuosikokouksessa käsitellään seuraavat asiat:
1. kokouksen avaus
2. valitaan kokouksen puheenjohtaja, sihteeri ja kaksi pöytäkirjan tarkastajaa, jotka tarvittaessa toimivat ääntenlaskijoina
3. todetaan kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus
4. hyväksytään kokouksen työjärjestys
5. esitetään tilinpäätös, vuosikertomus ja tilintarkastajien lausunto
6. päätetään tilinpäätöksen vahvistamisesta ja vastuuvapauden myöntämisestä johtokunnalle ja muille vastuuvelvollisille
7. vahvistetaan toimintasuunnitelma, tulo- ja menoarvio sekä liittymis- ja jäsenmaksujen suuruudet
8. päätetään johtokunnan jäsenten lukumäärä
9. valitaan johtokunnan puheenjohtaja, muut varsinaiset jäsenet ja varajäsenet
10. valitaan kaksi tilintarkastajaa ja heille yksi varajäsen
11. valitaan vaalitoimikunnan kolme jäsentä
12. käsitellään muut kokouskutsussa mainitut asiat
Vuosikokouksen asiakirjat
19. artikla
Johtokunta toimittaa vuosikokouksessa käsiteltäviä asioita koskevat kokousasiakirjat jäsenille tiedoksi vähintään seitsemän (7) vuorokautta ennen kokousta.
IV Johtokunta
Jäsenten lukumäärä ja johtokunnan järjestäytyminen
20. artikla
Yhdistyksen asioita hoitaa johtokunta, johon kuuluvat vuosikokouksessa valitut puheenjohtaja ja hänen lisäkseen vuosikokouksen päätöksen mukaan vähintään seitsemän (7) ja enintään kymmenen (10) muuta varsinaista jäsentä sekä varajäsenet.
Johtokunnan jäsenten toimikausi on kaksi (2) vuotta. Heidät voidaan valita uudelleen.
Johtokunnan jäsenet valitsevat keskuudestaan varapuheenjohtajan, sihteerin ja rahastonhoitajan ja määrittelevät, kenen varsinaisen jäsenen päätösvaltaa kukin varajäsen käyttää varsinaisen jäsenen ollessa estyneenä.
Mikäli johtokunnan puheenjohtaja eroaa ennen toimikautensa päättymistä, varapuheenjohtaja hoitaa puheenjohtajan tehtävät yhdistyksen seuraavaan sääntömääräiseen kokoukseen saakka.
Mikäli johtokunnan jäsen tai varajäsen eroaa ennen toimikautensa päättymistä, johtokunta voi valita sijaisen yhdistyksen seuraavaan sääntömääräiseen kokoukseen saakka.
Toimivalta
21. artikla
Johtokunnalla on kaikki yhdistyksen hallintoon ja sen asioiden hoitamiseen tarvittava toimivalta.
Laillisuus, päätösvaltaisuus ja kokousmenettely
22. artikla
Johtokunta kokoontuu puheenjohtajan tai hänen estyneenä ollessaan varapuheenjohtajan kutsusta, kun he katsovat siihen olevan aihetta tai kun vähintään puolet johtokunnan varsinaisista jäsenistä sitä vaatii. Kokouskutsu ja siinä oleva esityslista lähetetään varsinaisille jäsenille ja varajäsenille.
Johtokunta on päätösvaltainen, kun vähintään kaksi seuraavista: puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, sekä vähintään puolet muista jäsenistä on läsnä.
Johtokunnan varajäsenillä on oikeus olla läsnä johtokunnan kokouksissa sekä varsinaisen jäsenen ollessa estyneenä äänestää.
Päätökset tehdään yksinkertaisella äänten enemmistöllä. Äänten mennessä tasan ratkaisee puheenjohtajan ääni, vaaleissa kuitenkin arpa.
Johtokunnan kokouspöytäkirjat on toimitettava sen varsinaisille jäsenille ja varajäsenille.
Yhdistyksen nimen kirjoittaminen
23. artikla
Yhdistyksen nimen kirjoittaa johtokunnan puheenjohtaja, varapuheenjohtaja, sihteeri tai rahastonhoitaja, kaksi yhdessä.
Toimikunnat ja kerhot
24. artikla
Johtokunta voi perustaa toimikuntia tiettyjä tehtäviä varten ja siirtää niille päätösvaltaansa. Siinä tapauksessa yksi johtokunnan jäsen valitaan toimikunnan puheenjohtajaksi. Toimikunnan on vuosittain annettava kertomus toiminnastaan johtokunnalle.
Yhdistyksen tapahtumia voidaan järjestää myös kerhoissa. Johtokunta hyväksyy kerhotoiminnan johtosäännön.
V Yhdistyksen valvonta
Jäsenten oikeus tiedonsaantiin
25. artikla
Yhdistyksen jäsenillä on oikeus saada tietoa johtokunnan jäsenten toiminnasta.
Yhdistyksen jäsenellä on oikeus yhdistyksen ilmoittamassa paikassa saada tietoja yhdistyksen jäsenrekisteristä.
Yhdistyksen jäsenellä on oikeus yhdistyksen ilmoittamassa paikassa saada tietoja yhdistyksen kirjanpidosta.
Pöytäkirjat
26. artikla
Yhdistyksen kokouksen ja johtokunnan päätökset tallennetaan pöytäkirjoina erityiseen rekisteriin, joka säilytetään yhdistyksen ilmoittamassa paikassa, jossa kaikki yhdistyksen jäsenet voivat saada siitä tietoja.
Tilintarkastus
27. artikla
Yhdistyksen kokous valitsee kaksi (2) tilintarkastajaa ja heille yhden (1) varamiehen. Tilintarkastajien toimikausi on yksi vuosi ja heidät voidaan valita uudelleen.
28. artikla
Yhdistyksen tilikausi on kalenterivuosi. Tilinpäätös tarvittavine asiakirjoineen ja johtokunnan toimintakertomus on annettava tilintarkastajille viimeistään 20. päivänä helmikuuta. Tilintarkastajien tulee antaa kirjallinen lausuntonsa johtokunnalle viikon kuluessa.
VI Vaalitoimikunta
29. artikla
Yhdistyksen kokous valitsee vaalitoimikunnan, jossa on kolme (3) jäsentä. Heidän toimikautensa on yksi vuosi ja heidät voidaan valita uudelleen. Vaalitoimikunnan jäsenistä vähintään yksi (1) on johtokunnasta.
Mikäli vaalitoimikunnan jäsen eroaa ennen toimikautensa päättymistä, johtokunta voi valita sijaisen yhdistyksen seuraavaan sääntömääräiseen kokoukseen saakka.
30. artikla
Vaalitoimikunnan tehtävä on ehdottaa ehdokkaita valittaviksi eri tehtäviin. Ehdokkaiden nimet on saatettava yhdistyksen jäsenten tietoon osana kokousasiakirjoja.
VII Erinäisiä säännöksiä
Toiminta- ja tilivuosi
31. artikla
Toiminta- ja tilivuosi alkaa 1. päivänä tammikuuta ja päättyy 31. päivänä joulukuuta.
Rahastonhoitaja
32. artikla
Rahastonhoitaja vastaa yhdistyksen kirjanpidon järjestämisestä.
Liittymis- ja jäsenmaksu
33. artikla
Varsinaisilta jäseniltä ja liitännäisjäseniltä perittävän liittymismaksun ja vuotuisen jäsenmaksun suuruudesta päättää vuosikokous.
Vuosikokous voi päättää, että liittymis- ja jäsenmaksu kerätään talouskohtaisesti. Vuosikokous voi myös päättää, että liittymis- ja jäsenmaksu ovat eri suuruisia erityyppisille jäsenryhmille, jotka vuosikokous määrittelee. Kunniajäsenet eivät suorita jäsenmaksuja.
Vuotuisen jäsenmaksun määrä ei saa ylittää tuhatta (1000) euroa.
Kiinteä omaisuus
34. artikla
Yhdistys voi hankkia omistukseensa kiinteää omaisuutta. Kiinteän omaisuuden hankinnasta on tehtävä periaatepäätös yhdistyksen kokouksessa, joka valtuuttaa johtokunnan hoitamaan hankinnan asettamissaan puitteissa. Kiinteän omaisuuden hankkimista koskeva asia on mainittava yhdistyksen kokouksen kokouskutsussa.
Sääntöjen muuttaminen
35. artikla
Yhdistyksen kokous on toimivaltainen päättämään sääntöjen muuttamisesta, milloin muutoksen kohteesta on erityisesti mainittu kokouskutsussa ja milloin kokouksessa on edustettuna kaksi kolmasosaa (2/3) jäsenistä.
Muutoksista voidaan päättää ainoastaan kahden kolmanneksen (2/3) enemmistöllä kokouksessa läsnä olevista tai edustetuista äänistä. Mikäli muutos koskee yhdistyksen tarkoitusta, päätöksen tekemiseen vaaditaan neljä viidesosaa (4/5) läsnä olevista tai edustetuista äänistä.
Mikäli kaksi kolmasosaa (2/3) jäsenistä ei ole läsnä eikä edustettuna ensimmäisessä kokouksessa, voidaan kutsua koolle toinen yhdistyksen kokous, joka on päätösvaltainen riippumatta läsnäolevien jäsenten lukumäärästä. Muutoksista päätetään yllämainituilla määräenemmistöillä. Toinen kokous voidaan pitää aikaisintaan neljätoista (14) vuorokautta ensimmäisen kokouksen jälkeen.